L’horodatage, une intégrité optimale

Beaucoup de gens ne savent pas ce qu’est l’horodatage et ce qu’il signifie pour la société. Initialement, ce procédé est utilisé pour enregistrer avec précision les temps correspondant à une tâche, mais il a des implications très spécifiques pour le traitement des documents et des événements électroniques. La transformation des processus métier dans le cadre de la transformation numérique a fait naître de nouveaux défis. Les horodateurs sont utilisés pour vérifier l’échange d’informations, pour suivre les transactions de documents électroniques et pour déterminer la date exacte de la signature électronique d’un document. Ces quelques lignes vous éclaireront mieux sur le sujet.

Horodatage électronique : principes et intérêts pour les entreprises !

Lorsqu’un horodatage est ajouté à un document électronique, le service d’horodatage fournit un symbole d’horodatage ou un sceau électronique. Avec universign.com, vos documents peuvent être datés différemment, ce qui garantit son intégrité et son authenticité en tant que document. Un sceau électronique est un document émis en attachant une empreinte digitale des données scellées à un horodatage sécurisé signé par l’autorité émettrice de l’horodatage. Tous les documents électroniques ont un horodatage et une empreinte digitale uniques. Cet horodatage est une preuve légale pour les entreprises participantes que les documents d’appel d’offres ont été soumis à temps. Cette procédure est souvent utilisée dans le processus de dématérialisation interne. Certains prestataires de services de confiance proposent un outil très utile pour horodater les factures électroniques et garantir le respect des délais des transactions commerciales. Dans d’autres cas, il confirme l’existence du document et vérifie la date de la signature électronique. L’horodatage est une preuve de réception. De cette manière, la protection et la conservation légale des documents sont pleinement garanties.

Dans quels domaines en particulier les horodateurs numériques sont-ils utilisés ?

Les horodateurs numériques peuvent être employés à des fins défensives, comme la découverte d’innovations ou de technologies. Ils peuvent être utilisés pour démontrer un privilège sans déposer une demande de brevet. Dans certains cas, ils peuvent également servir à prouver la présence d’employés, à prouver les interactions avec les fournisseurs et les clients, et à garantir le respect des périodes de conservation légales pour le stockage des preuves. Cette opération s’effectue via une application client qui génère un identifiant unique pour le document temporairement étiqueté. Il est ensuite envoyé à l’autorité d‘horodatage ou au prestataire de services. Le jeton généré par l’application client peut ensuite être stocké comme signature ou code de fichier pour la capture de données et peut être utilisé comme preuve en quelques secondes. Une fois le fichier ouvert, l’application peut le comparer au fichier d’origine. Si les données sont modifiées après l’horodatage du fichier, l’authentification échoue et un message d’avertissement s’affiche. Certaines solutions de signature électronique incluent automatiquement un horodatage pour permettre un contrôle total de la signature des fichiers numériques.

L’horodatage : une pratique de plus en plus répandue dans les entreprises !

Dans de nombreux cas, les entreprises privées et les pouvoirs publics peuvent clairement résoudre leurs différends grâce à ces mécanismes d’authentification. Bien que les signatures électroniques soient reconnues comme un mécanisme de vérification permettant de garantir l’authenticité, l’absence d’horodatage électronique signifie que l’heure et la date de la signature ne peuvent pas être vérifiées légalement. Il n’est donc pas possible de s’assurer qu’un document n’a pas été modifié après avoir été soumis à l’autorité qui a émis l’horodatage électronique. Un horodatage électronique est nécessaire pour des raisons de procédure lorsqu’il s’agit de vérifier que certaines données numériques ou certains documents existaient à un moment donné sous la forme dans laquelle ils ont été soumis. L’une des utilisations les plus courantes de l‘horodatage électronique est l’archivage des factures électroniques. La plupart des pays exigent que les factures électroniques soient archivées pendant un certain temps ; un horodatage électronique garantit leur intégrité et leur authenticité.

Des progrès de la réforme législative sur l’horodatage !

Cette première directive européenne clarifie davantage les cas où un certificat numérique reconnu est obligatoire pour l’authentification de la signature. Les prestataires de services souhaitant émettre un certificat valide devront à l’avenir être accrédités par la Commission française de certification. Cela se fera par le biais du mécanisme européen de reconnaissance mutuelle des outils de certification électronique. Les progiciels d’entreprise constituent un outil de gestion centralisé pour tous les services d’une entreprise. L’un des défis à relever pour le développement des systèmes ERP existants est la numérisation croissante de certains modules, tels que la gestion financière, la veille économique ou la gestion juridique. Les signatures électroniques sont un élément important de ce développement. Du point de vue de la propriété intellectuelle, un sceau électronique sur les œuvres littéraires protège également contre le plagiat. Cette évolution aura également un impact sur le secteur des assurances, par exemple dans la conclusion de contrats d’assurance et la fourniture de conseils d’experts en cas de sinistre. Ainsi, il peut être important de prouver la date exacte d’une photographie.